Wie kann ich bei Zeitdruck und Aufgabenfülle dennoch zuverlässig sein?

Eine Frage in einem meiner Schulungen war, wie es überhaupt möglich ist, in einem turbulenten Alltag die eigenen Aufgaben zu bewältigen und gleichzeitig anderen verbindlich zuarbeiten und verlässlich agieren zu können. Ich persönlich schätze so eine Fragestellung, einfach weil ich Verbindlichkeit wichtig finde. Es ist soviel einfacher, wenn wir für das was wir zusagen auch einstehen. Es macht Vieles komplizierter, ärgerlich, frustrierend,…wenn wir uns nicht aufeinander verlassen können.

Dennoch nimmt in unserem (Arbeits-) Leben die Geschwindigkeit wie auch die von uns geforderte Flexibilität zu, Prioritäten verändern sich, viele Menschen berichten, dass die Aufgabenfülle zunimmt. Und darunter leidet schnell das zugesagte Versprechen. Wie kommt man aus dieser Zwickmühle?

Punkt 1: Es ist eine Frage der Entscheidung.

Möchte ich verbindlich sein, wie wichtig ist mir Zuverlässigkeit? Oder stelle ich diese zurück und gebe anderen Themen/Aufgaben/Menschen/Vereinbarungen,… den Vorzug? Und diese Entscheidung ist zum einen eine grundsätzliche: WILL ich ein verbindlicher Mensch sein? Und zum anderen muss ich diese Entscheidung wieder und wieder treffen, in jeder Zwickmühle in der ich mich befinde.

Na toll, werden Sie vielleicht denken. Aber vielleicht hilft Ihnen diese Brücke:

Schreiben Sie einmal für sich auf, wo Sie bei Anderen unverbindliches Verhalten erleben über das Sie sich ärgern. Das kann ein verspätetes Erscheinen bei Meetings sein, eine Arbeit die nicht wie vereinbart erledigt wurden, die Nichteinhaltung von Terminen, ein Handwerker der andere Prioritäten setzt, was auch immer Ihnen einfällt. Schreiben Sie’s auf! Und prüfen Sie ganz ehrlich, wie es für Sie ist, wenn sich andere so verhalten.

Und ann agieren Sie so, wie Sie es sich auch von anderen wünschen.

Punkt 2: Es ist auch eine Frage der Selbstorganisation.

Nur wenn wir unsere Aufgabenfülle gut organisieren, haben wir eine Chance verbindlich zu agieren. Hierbei helfen unterschiedliche Techniken des Selbst- und Zeitmanagements. Aber gerade zum Thema Verbindlichkeit besonders wichtig sind folgende Aspekte:

Machen Sie von vornherein keine unrealistischen Zusagen. Lernen Sie explizit Nein zu sagen. Das erspart Ihnen eine spätere unangenehme Situation beim Nicht-einhalten-können. Überlegen Sie also genau, welche Verpflichtungen Sie eingehen können. Ehrlich sich selbst und anderen gegenüber ist hier der Punkt.
Verwenden Sie to-do-Listen, Prioritäten, Kalender oder andere Tools, um Ihre Aufgaben zu verwalten.
Geben Sie (wo möglich und sinnvoll) Teilverantwortung ab. Bedeutet: Sie bitten z.B. Ihr Gegenüber, Sie gegebenenfalls – sofern die Zeiten turbulent sind – z.B. am Tag zuvor an die versprochene Abgabe zu erinnen. Wichtig dabei ist: Reagieren Sie positiv auf Erinnerungen.
Planen Sie Ihren Tag nicht zu 100% – niemals. Sie benötigen ausreichend Pufferzeiten, um Unvorhergesehenes aber Wichtiges und Dringliches oder auch Verzögerungen integrieren zu können. Die Menge dieser Pufferzeit orientiert sich an Ihren Erfahrungswerten aus der Vergangenheit und sollte heilig sein.
Teilen Sie den Tag in Zeitblöcke auf und reservieren Sie jeden Block für eine bestimmte Aufgabe oder Art von Aufgaben. Indem Sie sich auf eine Aufgabe konzentrierst und Ablenkungen minimieren, sind Sie produktiver. Mimimieren Sie Ablenkungen (Handy und Benachrichtigungen am PC stumm schalten).
Achten Sie auf Pünktlichkeit. Wenn Sie immer wieder die Termine nach hinten schieben, ist das nur Schneepflugtechnik.
Sollte eine Verpflichtung dennoch nicht eingehalten werden können, kommunizieren Sie es frühzeitig und offen. Suchen Sie aktiv nach Lösungen oder Alternativen.
Reflektieren Sie: Überprüfen Sie regelmäßig, wie verlässlich Sie agieren. Klären Sie Ihre Zeitfresser und mimimieren Sie diese. Fragen Sie andere nach Feedback und seien Sie bereit für Weiterentwicklung.

Punkt 3: Es ist ein individueller Anteil: Wenn Sie feststellen, dass Sie sich aber dennoch im Hamsterrad bewegen und Ihre Vereinbarungen nicht einhalten können, so ist ein genauerer Blick hilfreich. Worum geht es spezifisch bei Ihnen? Woran hakt es ganz besonders? Was muss wie verändert werden, damit Sie entlastet werden, um wieder verlässlich agieren zu können? In diesem Kontext ist ein persönliches Coaching einfach hilfreich und kann wertvolle Veränderungen und Entlastung bringen.

Wichtig ist: Lassen Sie die Dinge nicht einfach immer weiter laufen. Machen Sie einen Stop und schauen Sie genauer hin. Es lohnt sich.